LA PRÉSENTE POLITIQUE
Solution Nexam inc. (« Nexam », « nous », « nos » ou « notre »), accorde une importance particulière à la protection de vos Renseignements personnels. La présente Politique de protection des renseignements personnels (la « Politique ») décrit nos pratiques en matière de protection des données, les types de renseignements personnels que nous pouvons recevoir ou collecter de votre part et la façon dont nous les utilisons, communiquons, conservons et sécurisons. Afin de vous offrir des services de qualité, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels vous concernant. Nous nous assurons que nos employés gèrent ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaire, et ce, en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur.
La présente Politique s’applique au site web de Solution Nexam inc., accessible à l’adresse suivante: https://nexam.io (le « Site Web »). Les droits et obligations décrits dans la présente Politique ne couvrent toutefois pas les sites web tiers qui peuvent être liés à notre Site Web ou qui sont mentionnés sur le Site Web. Ces sites web tiers disposent de leurs propres politiques de protection des renseignements personnels et nous vous encourageons à les lire attentivement. La présente Politique s’applique seulement au Site Web, et non à la Plateforme Nexam (la « Plateforme ») accessible à l’adresse suivante: https://app.nexam.io. Même si le Site Web peut fournir des liens menant à la Plateforme, l’accès à la Plateforme et l’utilisation de celle-ci sont régis par une Politique de confidentialité distincte et des Conditions d’utilisation.
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Aux fins de la présente Politique, nous entendons par « Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier ou qui, pris séparément ou combiné avec d’autres données, permet d’identifier une personne. De façon générale, les Renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse ou votre numéro de téléphone au travail.
CONSENTEMENT
En nous fournissant des Renseignements personnels, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à la présente Politique. Règle générale, Nexam obtiendra directement les Renseignements personnels nécessaires auprès de vous, et ce, avec votre consentement, sous réserve des exceptions prévues à la loi. De plus, en utilisant le Site Web, de même qu’en acceptant les Conditions d’utilisation, vous consentez à ce que vos Renseignements personnels soient collectés, utilisés, communiqués et conservés conformément aux sections applicables de la présente Politique.
Nexam ne collectera, n’utilisera, ni ne communiquera les Renseignements personnels sans votre consentement à moins qu’il ne soit autorisé ou obligé de le faire en vertu de la réglementation applicable.
Refus quant à la collecte et retrait de votre consentement
En accédant au Site Web ou en l’utilisant, vous acceptez la présente Politique. Si vous n’acceptez pas la présente Politique, veuillez ne pas accéder au Site Web ni l’utiliser. Si vous avez des questions au sujet de la Politique, vous pouvez communiquer avec Solution Nexam à l’adresse confidentialite@nexam.io.
1. LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS COLLECTONS
Les serveurs Web recueillent automatiquement certains renseignements concernant la visite d’un site Web, dont l’adresse du protocole Internet (IP) du visiteur. L’adresse IP consiste en une série de numéros uniques accordés par les fournisseurs de services Internet (FSI) à tous les appareils utilisés pour accéder à l’Internet. Les serveurs Web enregistrent automatiquement les adresses IP des visiteurs sur leurs sites. À elle seule, une adresse IP ne peut révéler l’identité d’une personne. Cependant, dans certaines circonstances, il est possible de l’utiliser pour identifier l’utilisateur d’un site. Pour cette raison, nous jugeons que l’adresse IP est un renseignement personnel, surtout lorsqu’elle est accompagnée d’autres données qui sont recueillies automatiquement lorsqu’un visiteur accède à une page Web. Ce renseignement personnel peut inclure votre lieu géographique, le nom de la page que vous consultez ainsi que la date et l’heure à laquelle vous l’avez consulté.
À moins d’avis contraire, nous ne recueillons pas automatiquement de renseignements précis à votre sujet. Nous pouvons obtenir ce genre de renseignements seulement si vous nous les fournissez, par exemple, en remplissant un de nos formulaires en ligne. Les formulaires sur notre site comprennent notamment, sans s’y limiter, les inscriptions à nos infolettres, les demandes personnalisées de démonstration de la plateforme et les demandes générales. Nous ne demandons que les renseignements dont nous avons besoin pour répondre à votre demande.
Nous ne collectons pas délibérément de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes âgées de moins de 16 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 16 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’enfants mineurs sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements de nos serveurs.
2. POURQUOI NOUS UTILISONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous collectons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels aux fins déterminées au moment de la collecte, ou selon ce qui est permis ou exigé par la réglementation. Cela comprend notamment les fins suivantes :
- Traiter vos demandes de produits, de services ou d’informations et échanger avec vous à ce sujet;
- Répondre à vos demandes de support;
- Permettre le développement des affaires et le marketing afin notamment d’informer nos clients actuels et futurs sur nos nouvelles offres sur accord préalable de la personne concernée;
- Tel que cela est permis ou exigé, pour toute obligation ou disposition légale ou réglementaire applicable; et
- Toute autre fin à laquelle vous avez consenti.
3. LA FAÇON DONT NOUS COLLECTONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nexam collecte vos Renseignements personnels auprès de vous et au moyen de fichiers témoins (cookies).
3.1 Auprès de vous
Vous nous fournissez directement des Renseignements personnels, notamment lorsque vous cliquez sur une annonce publicitaire que nous avons placée sur un site Web de tiers (ex. Google, Facebook, etc.), si vous communiquez avec nous, si vous remplissez un formulaire de demande en ligne ou si vous achetez un de nos produits ou services.
3.2 Auprès d’autres sources
Nous pouvons également collecter des renseignements personnels auprès de tiers ou par l’entremise de dossiers publics accessibles selon ce qui est permis par la loi ou si nous avons obtenu le consentement nécessaire.
3.3 Les témoins de connexion
Les témoins de connexion (cookies) sont de petits fichiers de données qui sont communément stockés sur votre appareil lors de l’utilisation de sites web et de services en ligne. Ils sont utilisés pour le fonctionnement efficace des sites web et peuvent fournir de l’information et aider à la personnalisation des services. Nexam collecte les Renseignements personnels fournis par les témoins de connexion à partir du Site Web.
4. PRÉCISIONS SUR LA COLLECTE, l’UTILISATION ET LA COMMUNICATION DE DONNÉES SUR NOS SITES PAR DES TÉMOINS DE CONNEXION ET AUTRES FONCTIONNALITÉ DE MÉDIAS SOCIAUX
Tel que mentionné dans les sections précédentes, nous pouvons avoir recours à différents outils afin d’améliorer votre expérience sur notre Site Web,, mieux comprendre le comportement de notre clientèle, et ce, notamment en lien avec nos stratégies marketing. La section suivante vise à vous donner davantage d’information sur l’utilisation que nous faisons de ces outils et de la façon dont nous effectuons du profilage, le cas échéant.
En utilisant les témoins de connexion et autres technologies similaires, nous sommes en mesure de vous offrir de la publicité qui répond davantage à vos besoins, puisqu’elle est ciblée selon vos intérêts et préférences. Lorsque vous consultez notre Site Web, les témoins de connexion nous indiquent notamment quelles sont les pages ou les produits et services qui vous intéressent et, par conséquent, nous pouvons par la suite afficher de la publicité ou des recommandations qui répondent à vos centres d’intérêt.
Ces technologies ne contiennent aucun renseignement personnel permettant de vous identifier en soi. Elles peuvent toutefois contenir un identifiant unique nécessaire au profilage. Lorsque vous cliquez sur une de ces publicités, nous pourrions aussi effectuer un suivi sur le taux de réponse de la campagne.
Nexam utilise différents types de témoins de connexions (collectivement nommés témoins ici) :
- Témoins de connexion nécessaires : Ces témoins sont essentiels au fonctionnement de notre Site Web.
- Témoins de connexion de performance et de fonctionnalité : Ces témoins ne sont pas essentiels. Ils facilitent la personnalisation et l’amélioration de l’expérience de l’utilisateur. Par exemple, ils peuvent se souvenir de vos préférences et vous éviter de ressaisir de l’information plus d’une fois ou se souvenir de vos identifiants pour ne pas avoir à les saisir lors de chaque utilisation.
- Témoins de connexion pour fins publicitaires : Ces témoins ne sont pas essentiels. Ils utilisent de l’information relative à la visite sur le site, comme les pages consultées ou la réponse aux publicités, pour permettre de fournir la meilleure expérience utilisateur selon votre situation.
Veuillez noter que l’utilisation de fichiers témoin permet seulement de vous identifier en tant qu’utilisateur et ne vous reconnaît pas au moyen de votre nom ni de votre adresse.
4.1 Désactivation des témoins de connexion
Selon votre localisation géographique, vous pourriez avoir à autoriser ou refuser l’utilisation des témoins de connexion lorsque vous naviguer sur le Site Web.
En autres cas, il est possible d’empêcher les fonctions de personnalisation ou de profilage de notre Site Web en désactivant les témoins sur votre navigateur. Vous pouvez le faire en modifiant les paramètres de votre navigateur ou de votre appareil mobile.
Toutefois, si vous décidez de refuser les témoins, certaines pages ou sections de notre Site Web pourraient ne pas s’afficher correctement ou certaines fonctionnalités pourraient ne pas être disponibles.
4.2 D’autres sites ont-ils accès aux fichiers témoins lors de votre navigation sur nos Sites?
Nous avons parfois recours à des tiers fournisseurs de services de confiance.
En effet, lorsque vous accédez à notre Site Web, directement ou par l’intermédiaire d’une publicité qui vous y redirige, un fichier témoin est automatiquement créé dans votre ordinateur ou votre appareil mobile. À ce moment, un outil d’analyse Web (par exemple, Google Analytics) et possiblement des serveurs publicitaires externes ont accès à ce témoin, ce qui nous permet de vous offrir une meilleure expérience sur notre Site Web ou, dans certains cas, de suivre votre activité pour promouvoir certains de nos produits. Bien qu’un code dans le fichier témoin permette de vous identifier en tant qu’utilisateur, il ne vous reconnaît pas au moyen de votre nom ni de votre adresse.
Nos fournisseurs de services pourraient également devoir collecter votre adresse IP ou l’identifiant de votre appareil mobile lorsque vous visitez un site. Ces informations pourraient être transmises et stockées sur des serveurs localisés au Canada ou ailleurs, par exemple aux États-Unis. Sachez toutefois que certains fournisseurs pourraient être appelés à communiquer les données collectées à des tiers en cas d’obligation légale ou s’ils veulent confier le traitement de certaines données à des tiers.
À noter que les tiers fournisseurs de services ont leurs propres fichiers témoins et politiques de confidentialité.
4.3 Utilisation de Google Analytics
Nous utilisons Google Analytics, lequel est fourni par Google Inc. (Google), dans le but d’analyser les comportements de navigation des visiteurs de ses Sites, lesquels sont des outils d’analyse de la fréquentation et de l’utilisation de sites Web.
Les renseignements collectés par Google Analytics servent à analyser l’utilisation de notre Site Web et à produire des rapports statistiques sur les activités des utilisateurs. Vous pouvez obtenir davantage d’information sur Google Analytics ici.
4.4 Publicité ciblée et profilage
Nous collaborons également avec des sociétés publicitaires tierces, telles que Facebook ou Google AdWords, qui collectent et utilisent de l’information sur vos consultations de notre Site Web en vue de vous présenter de la publicité susceptible de vous intéresser. Nous ne communiquons aucun renseignement permettant aux sociétés publicitaires de vous identifier. Vous pouvez obtenir davantage d’information sur Google AdWords ici.
La présente politique de confidentialité ne s’applique pas aux sites Web de tiers ni aux fournisseurs publicitaires de ces tiers.
Vous pouvez désactiver Google Analytics lors de votre navigation en sélectionnant les paramètres appropriés à votre navigateur ou outil informatique, de même que les paramètres des annonces. Il est possible de refuser de partager vos renseignements avec ces tiers en installant un module complémentaire et ainsi de refuser de recevoir des publicités ciblées par centres d’intérêt.
Nous avons également recours à la fonction d’audience personnalisée de Facebook afin de cibler la publicité liée aux centres d’intérêts de nos utilisateurs actuels et potentiels. Nous vous invitons à vérifier vos paramètres de confidentialité Facebook si vous désirez gérer vos paramètres publicitaires. Vous pouvez obtenir de plus amples informations ici.
À noter que, même si vous choisissez de ne pas recevoir de publicités ciblées selon vos centres d’intérêt, il sera quand même possible de voir certaines de nos publicités. Dans ce cas, celles-ci ne seront tout simplement pas adaptées à vos besoins réels et pourraient être affichées plus fréquemment.
4.5 Fonctionnalités de médias sociaux
Nos services comprennent des fonctionnalités de médias sociaux comme le bouton de partage de Facebook ou des mini-programmes interactifs qui fonctionnent sur notre Site Web. Si vous utilisez ces fonctionnalités, elles collectent votre adresse IP, la page que vous visitez sur notre Site Web et créent un témoin de connexion pour permettre à ces fonctionnalités de fonctionner correctement. Ces fonctions peuvent être hébergées par un tiers ou directement sur notre Site Web. Votre interaction avec ces fonctionnalités est régie par la politique de confidentialité de la société qui prouve la fonctionnalité et non par la présente politique. Si vous n’êtes pas à l’aise avec ces réseaux sociaux et les fonctionnalités qui s’y rapportent, veuillez ne pas les utiliser.
5. COMMUNICATION ET PARTAGE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Dans le cadre de nos activités, nous devons communiquer et partager vos Renseignements personnels à divers intervenants. Nous ne communiquerons ni ne partageons vos renseignements personnels que de la manière décrite ci-dessous :
- Lorsque la loi l’exige, pour faire respecter les règles ou afin de protéger la propriété ou la sécurité de nos droits ou ceux d’autrui : À titre d’exemple, nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des autorités juridiques ou réglementaires dans le cas où nous suspectons des activités de blanchiment d’argent, un délit d’initié, une pratique commerciale manipulatoire ou trompeuse ou d’autres activités criminelles, pour déceler et prévenir la fraude ou pour satisfaire aux exigences de la législation ou de la réglementation d’instances gouvernementales, d’organismes de réglementation ou d’autres organismes d’autoréglementation. Nous pouvons aussi être amenés à communiquer des renseignements personnels pour respecter une obligation légale (par exemple, une ordonnance d’un tribunal) ou pour protéger notre actif (par exemple, pour le recouvrement de comptes en souffrance).
- Transfert d’entreprise : Dans le cadre du développement de nos activités, nous pouvons être amenés à vendre ou à acheter des entreprises ou des services. Dans de telles transactions, les renseignements personnels font généralement partie des actifs commerciaux transférés mais restent soumises aux promesses faites dans toute politique de confidentialité préexistante (sauf, bien sûr, si la personne concernée consent à ce qu’il en soit autrement). En outre, dans le cas peu probable où Nexam ou la quasi-totalité de ses actifs seraient acquis, vos informations feront bien entendu partie des actifs transférés.
- De façon anonyme : Les Renseignements personnels rendus anonymes pourront être communiqué à des tiers. À titre d’exemple, nous pourrions anonymiser des Renseignements personnels afin d’en d’établir des tendances ou des statistiques.
6. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les Renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées ou pour le respect des exigences prévues par la loi en ce qui concerne les périodes de conservation. Ainsi, la durée de conservation de vos Renseignements personnels variera en fonction de la finalité de leur utilisation. Nous devons détruire ces renseignements conformément à la loi. Lorsque nous agissons pour le compte de nos Clients, les délais de conservation peuvent varier selon les instructions de ce dernier. Lorsque nous détruisons vos Renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.
Tout utilisateur peut demander que son compte soit supprimé en faisant parvenir à Nexam, par courriel, une requête à cet effet.
7. NOS MESURES DE SÉCURITÉ
La sécurité et la confidentialité de vos Renseignements personnels sont importantes pour nous. Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que vos Renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.
Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que le recours aux attestations de sécurité et la restriction des accès à ce qui est nécessaire; des mesures physiques (par exemple, les cartes d’accès aux bureaux pour les employés, l’enregistrement des visiteurs et cartes d’identité, la sauvegarde et l’archivage des données au moyen d’un système externe, etc.); et mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (par exemple, le changement fréquent de mots de passe et l’utilisation de pare-feu). Solution Nexam effectue périodiquement des évaluations des risques et des vulnérabilités, ainsi que des vérifications de conformité relatives à la confidentialité et à la sécurité des données.
Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis, nous vous invitons à prendre contact avec nous en utilisant les coordonnées listées dans la section « Questions, commentaires, plaintes » de cette Politique.
8. VOS DROITS
8.1 Accès à vos Renseignements personnels, information et rectification
Vous avez le droit de savoir si nous détenons des Renseignements personnels à votre sujet et de consulter ces Renseignements personnels. Vous avez également le droit de poser des questions sur la manière dont ces Renseignements ont été collectés, utilisés et conservés et à qui ils ont été communiqués.
Vous pouvez obtenir une copie de vos Renseignements personnels ou faire corriger ceux-ci, s’ils sont erronés, en nous faisant parvenir par courriel une demande écrite à cet effet.
Nous vous transmettrons de telles informations ou effectuerons la modification avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande écrite. Des frais raisonnables pourraient également être exigés pour traiter votre demande.
Dans certaines situations, il peut être impossible à Nexam de communiquer tous les Renseignements personnels qu’elle possède à votre sujet. Les exceptions aux exigences en matière d’accès sont restreintes et précises. Les raisons pour lesquelles l’accès est refusé sont fournies sur demande.
Parmi ces exceptions figurent des renseignements dont le coût de transmission est exorbitant, des renseignements contenant des détails concernant d’autres personnes, l’existence de raisons d’ordre juridique, de raisons de sécurité ou de raisons d’ordre commercial qui empêche la transmission des renseignements et le fait que les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou le secret relatif au litige.
9. LIENS VERS DES SITES WEB DE TIERS
Il est important de comprendre que cette Politique ne s’applique pas à d’autres sites Web auxquels il serait possible d’accéder à partir de liens présents sur notre Site Web. Nous ne sommes nullement responsables à l’égard de ces sites tiers, de leur contenu ou de leur accès. Par conséquent, tout Renseignement personnel que vous transmettez par l’intermédiaire de ces sites est assujetti à la politique de confidentialité de ces derniers. Il est de votre responsabilité d’en prendre connaissance afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels.
10. CHANGEMENT ET MISE À JOUR DE LA POLITIQUE
Nexam peut, à sa discrétion, actualiser, réviser, modifier ou compléter de temps à autre la présente Politique. Si nous apportons des changements à la Politique ou aux conditions d’utilisation qui s’y rapportent, nous publierons la version modifiée sur le Site Web.
Le fait pour l’utilisateur de continuer à utiliser le Site Web après l’entrée en vigueur de la nouvelle version de la politique de confidentialité constitue son acceptation de celle-ci.
11. QUESTIONS, COMMENTAIRES, PLAINTES
Nexam a établi des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant ses politiques et pratiques de gestion des Renseignements personnels. La procédure relative aux plaintes est facilement accessible et simple à utiliser.
Nexam informera les personnes qui présentent une demande de renseignements ou déposent une plainte de l’existence des procédures pertinentes.
Nexam fera enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, Nexam prendra les mesures appropriées y compris, au besoin, la modification de ses politiques et de ses pratiques.
Pour toute question, demande de renseignements, commentaires ou plaintes relativement à vos Renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels :
Solution Nexam inc.
Marie-Sophie Dionne, CPA Auditrice
Directrice des opérations et Responsable de la protection des renseignements personnels
585 Boulevard Charest E Local 900, Québec, QC G1K 3J2
(418) 794-1409
confidentialite@nexam.io
Au besoin, vous pouvez consulter la version précédente de notre Politique de protection des renseignements personnels: