Examen en ligne surveillé : ce que les candidats doivent savoir avant de passer un examen sur Nexam

Cet article répond aux principales questions que se posent les candidats lorsqu’ils doivent passer un examen surveillé sur Nexam.

De plus en plus d’organisations utilisent des plateformes sécurisées pour administrer des examens en ligne surveillés afin d’assurer l’équité des évaluations. Nexam permet aux candidats de passer leurs examens à distance ou en salle, dans un environnement structuré et sécurisé.

Lorsque votre organisation décide d’utiliser Nexam pour administrer un examen, il est normal que vous vous posiez certaines questions, notamment sur la surveillance de l’examen, l’utilisation de la webcam ou du microphone, l’enregistrement de l’écran ou encore la protection de vos renseignements personnels.

Cette page répond aux questions les plus fréquentes des candidats qui doivent passer un examen sur Nexam. Elle explique notamment comment fonctionne la surveillance des examens, comment les renseignements personnels sont protégés et quelles mesures sont mises en place pour assurer un processus d’évaluation sécuritaire et équitable.

À retenir

Certaines organisations utilisent des mesures de surveillance lors des examens en ligne surveillés afin de protéger l’équité et l’intégrité du processus d’évaluation.

Selon les paramètres choisis par l’organisation qui administre l’examen, cela peut inclure :

• la validation de l’identité du candidat
• l’enregistrement de l’écran
• l’enregistrement de la webcam
• l’enregistrement du microphone pendant la durée de l’épreuve

Les candidats doivent autoriser l’accès aux éléments nécessaires (écran, caméra ou microphone) ainsi que le recours à ces fonctionnalités avant le début de l’examen dans Nexam. Lorsqu’un procédé biométrique est utilisé dans la plateforme, un consentement préalable et explicite est demandé au candidat.

Ces mesures sont utilisées dans certains examens afin d’assurer un environnement d’évaluation équitable pour tous les candidats. Les données collectées sont protégées et conservées pour une durée limitée, conformément aux règles de protection des renseignements personnels applicables.

Les sections suivantes répondent aux questions les plus fréquentes des candidats concernant la surveillance des examens, la confidentialité des données et le fonctionnement de la plateforme Nexam.

Section 1 – Comprendre les examens sur Nexam

Pourquoi mon organisation utilise-t-elle Nexam pour administrer les examens ?

Les organisations utilisent Nexam pour administrer des examens de manière sécurisée et assurer l’équité des évaluations.

Nexam est une plateforme d’examen en ligne qui permet de concevoir, administrer et corriger des évaluations dans un environnement numérique. Selon les besoins de l’organisation, la plateforme peut également inclure certaines fonctionnalités de surveillance afin de protéger l’intégrité académique de l’examen.

L’utilisation de Nexam permet notamment de :

• offrir un environnement d’examen structuré et sécurisé;
• s’assurer que tous les candidats sont évalués dans des conditions comparables;
• simplifier l’administration et la correction des examens;
• faciliter la rétroaction aux candidats;
• réduire les risques d’utilisation d’outils non autorisés.

Ces fonctionnalités permettent aux organisations de gérer leurs évaluations plus efficacement tout en maintenant des standards élevés.

Est-ce sécuritaire pour mes données personnelles ?

La protection des renseignements personnels est une priorité pour Solution Nexam.

La plateforme met en place des mesures de sécurité afin de protéger les données utilisées dans le cadre des examens et de limiter l’accès aux informations collectées. Les pratiques de sécurité de Nexam s’appuient notamment sur les exigences de la norme ISO 27001:2022, reconnue internationalement pour la gestion de la sécurité de l’information.

Seules les données nécessaires au déroulement de l’examen et à l’administration de l’évaluation sont collectées.

Les informations recueillies pendant un examen servent uniquement aux fins de l’administration de l’épreuve, par exemple pour vérifier le déroulement de l’examen ou permettre la correction des copies. Les données ne sont pas vendues et ne sont pas utilisées à d’autres fins.

L’accès aux données est limité aux personnes autorisées par l’organisation responsable de l’examen.

Pour en savoir plus sur la manière dont les renseignements personnels sont protégés, vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Nexam :
https://nexam.io/politique-de-protection-renseignements-personnels/

Est-ce que Nexam respecte les lois sur la protection des renseignements personnels ?

La plateforme Nexam est conçue pour respecter les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Au Québec, la plateforme tient notamment compte des exigences de la Loi 25, qui encadre la protection des renseignements personnels et impose des mesures strictes en matière de sécurité, de gestion des données et de transparence.

Les organisations qui utilisent Nexam demeurent responsables de l’administration de leurs examens et de la gestion des renseignements personnels liés à leurs candidats.

Dans ce contexte, l’organisation agit comme responsable du traitement, c’est-à-dire qu’elle détermine les finalités et les moyens du traitement des renseignements personnels. Nexam agit pour sa part comme sous-traitant, en fournissant la plateforme technologique permettant d’administrer les examens et en traitant les renseignements personnels uniquement selon les instructions de l’organisation.

Pour plus de détails sur la gestion des renseignements personnels, vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Nexam : Politique de protection des renseignements personnels de l’application

Section 2 – Surveillance pendant l’examen

Est-ce que mon écran est enregistré pendant l’examen ?

L’écran utilisé pendant l’épreuve peut être enregistré si l’organisation qui administre l’examen juge que cette mesure est nécessaire pour assurer le bon déroulement de l’évaluation.

Avant le début de l’examen, le candidat doit autoriser l’accès aux éléments nécessaires (écran, caméra ou microphone si ces fonctionnalités sont utilisées).

L’enregistrement de l’écran permet de vérifier que seuls les outils autorisés sont utilisés pendant l’épreuve. Les enregistrements sont accessibles uniquement aux personnes autorisées par l’organisation responsable de l’examen.

Est-ce que ma caméra est utilisée pendant l’examen ?

La webcam peut être utilisée si l’organisation qui administre l’examen juge que cela est nécessaire pour assurer le bon déroulement de l’épreuve.

Comme pour les autres fonctionnalités, l’accès à la webcam doit être autorisé par le candidat au début de l’examen avant que celui-ci puisse commencer.

Elle sert à vérifier que les conditions de passation respectent les règles établies par l’organisation. Dans certains cas, elle peut également être utilisée pour valider l’identité du candidat.

Est-ce que le microphone est enregistré pendant l’examen ?

Le microphone peut être utilisé si l’organisation qui administre l’examen juge que cela est nécessaire pour assurer le bon déroulement de l’épreuve.

Comme pour les autres fonctionnalités, l’accès au microphone doit être autorisé par le candidat au début de l’examen avant que celui-ci puisse commencer.

Si cette option est activée, les sons captés par le microphone peuvent être enregistrés pendant la durée de l’examen afin de vérifier que les conditions de passation respectent les règles établies par l’organisation.

Est-ce que Nexam peut voir tout ce qui se trouve sur mon ordinateur ?

Non. Nexam n’accède pas aux fichiers personnels ni aux documents stockés sur votre ordinateur.

Selon les paramètres de l’examen, la plateforme peut enregistrer certains éléments liés à la passation de l’épreuve, par exemple l’écran utilisé pendant l’examen, la webcam ou le microphone.

Ces enregistrements servent uniquement à vérifier que l’examen se déroule conformément aux règles établies par l’organisation qui administre l’épreuve.

Que se passe-t-il si je quitte la plateforme pendant l’examen ?

Pendant un examen, certaines actions peuvent être détectées automatiquement par la plateforme Nexam.

Par exemple, le fait de quitter l’environnement sécurisé de Nexam ou d’utiliser des outils non autorisés peut être signalé comme une anomalie.

Ces événements sont enregistrés afin de permettre à l’organisation qui administre l’examen de vérifier le déroulement de l’épreuve et d’appliquer les règles qu’elle a établies.

Est-ce que je peux être accusé de tricher par erreur ?

Les systèmes de surveillance peuvent détecter certaines situations inhabituelles pendant un examen, par exemple lorsque l’environnement d’examen est quitté ou lorsqu’un outil non autorisé est utilisé.

Ces situations sont signalées comme des anomalies, mais elles ne constituent pas automatiquement une accusation de fraude.

L’organisation responsable de l’examen procède à une validation humaine des informations recueillies avant de prendre toute décision concernant le déroulement de l’épreuve.

Est-ce que la surveillance continue après la fin de l’examen ?

Non. Les enregistrements effectués dans le cadre de la surveillance sont liés uniquement à la session d’examen.

Une fois l’examen terminé et la copie soumise, l’enregistrement de l’écran, de la webcam ou du microphone cesse.

Section 3 – Gestion des données et règles d’examen

Qui peut voir les enregistrements de surveillance ?

Les enregistrements effectués pendant un examen sont accessibles uniquement aux personnes autorisées par l’organisation qui administre l’épreuve.

Cela peut inclure, par exemple, les responsables de l’examen ou les personnes chargées de vérifier le déroulement des évaluations.

L’accès aux enregistrements est limité aux besoins liés à l’administration de l’examen et à l’application des règles établies par l’organisation.

Combien de temps les enregistrements sont-ils conservés ?

Les données associées à la surveillance sont conservées pour une durée limitée sur des serveurs sécurisés situés au Canada.

Pour la majorité des organisations qui utilisent Nexam, les enregistrements de surveillance sont conservés pendant environ 30 jours. Toutefois, la durée exacte peut varier selon les paramètres établis par l’organisation qui administre l’examen.

Pour en savoir plus sur la conservation des données, consultez :
https://help.nexam.io/fr/articles/11805296-conservation-des-donnees-dans-nexam

La surveillance est-elle obligatoire pour passer un examen sur Nexam ?

Les mesures de surveillance utilisées pendant un examen sont déterminées par l’organisation qui administre l’épreuve.

Les organisations choisissent d’utiliser Nexam comme plateforme pour administrer leurs examens. Selon les paramètres établis pour leurs évaluations, certaines fonctionnalités peuvent être activées, par exemple l’enregistrement de l’écran, de la webcam ou du microphone.

Les organisations doivent normalement informer les candidats à l’avance des modalités de passation de l’examen, y compris des mesures de surveillance qui pourraient être utilisées, et prévoir au besoin des mesures alternatives ou des accommodements conformément à leurs politiques.

Comment puis-je me préparer pour passer mon examen sur Nexam dans de bonnes conditions ?

Avant votre examen, il est recommandé de vérifier votre équipement et votre environnement de travail afin d’éviter les problèmes techniques pendant l’épreuve.

Consultez notre guide Dernières vérifications avant un examen en ligne, qui présente les principales étapes à suivre pour préparer votre ordinateur, vérifier votre connexion Internet et vous assurer que votre caméra et le partage d’écran fonctionnent correctement.